Checklist workshop organiseren

 

1. Programma

·       lezingen en workshops, zaalindeling:

·       welke ruimtes

·       opstelling ruimtes

·       benodigdheden (water, audiovisuele apparatuur e.d.) zie ook 6 techniek

·       werven van workshopbegeleiders (gastheren/vrouwen) taakomschrijving, briefing

·       evt. late programmawijziging coördineren

 

2. Deelnemers

·       folder samenstellen, drukken, verzending,

·       verspreiding naar wie, uitvoering

·       deelnemerslijst aanleggen

·       checken registratie/betaling

·       bij meerdaags congres logies bevestigen

·       informatieverstrekking deelnemers vooraf

·       aankomst: registratie/badge/deelnemerslijst, verdere info

 

3. Presentatoren

·       lezingen opvragen

·       regeling reiskosten (zie ook 5)

·       contracteren + financieren

·       eventueel ophalen Schiphol

·       bij aankomst opvangen bij balie

·       info omtrent tijd, plaats, naam gastheer/gastvrouw -15 min. voor aanvang in desbetreffende zaal zijn, techniek testen (zie ook 6),

·       voorbereiden met gastheer/gastvrouw

 

4. Infrastructuur

·       eventueel vervoer vanaf Schiphol

·       routebeschrijving

·       eventueel boekenstand

·       bewegwijzering

·       inrichting kantoorruimte

·       in/herinrichten zalen

·       bij meerdaags congres sociaal programma:

·       uitnodigen band

·       betaling band

·       contact omtrent maaltijden organisatie

·       kopiëren, telefoon

 

5. Financiën

·       deelnemersgelden

·       controle betaling bij inschrijving

·       last minute inschrijvers (zie ook 11)

·       deelnemerslijst controle

·       uitbetaling sprekers

·       boekenbonnen workshopgevers

·       congresbegroting

·       lopende financiën tijdens congres

·       kwitanties uitschrijven voor deelnemers

·       inning deelnemersgeld

·       ter plaatse evt band betalen

 

6. Techniek

·       hoeveel audiovisuele apparatuur op grond van programma

·       contact hierover met congrescentrum

·       eventueel technicus inhuren

·       instructie techniek begeleiders

·       herinrichtingsploeg voor ruimtes

·       controle apparatuur vóór aanvang

·       lezing/workshops

 

7. Publiciteit

·       folder programma

·       samenvatting presentaties vooraf?

·       aankondiging vakbladen

·       congresbulletin?

·       uitgave van presentaties

 

8. Drukwerk

·       folder

·       eventueel samenvatting lezingen

·       kosten drukwerk

·       eventueel congresbulletin

·       eventueel uitgave presentaties

 

9. Protocol

·       ontvangst presentatoren

·       evt. briefing

·       opening

·       aankleding zalen (bloemen)

·       regelen entertainment

·       sluiting congres

 

10. Kantoor

·       indien gehuurd

 

11. Informatie

·       inrichten, bemannen balie

·       informatiezuil (bord met berichten)

 

12. Congrescommissie

·       bij meerdaags congres overnachten

·       kantoor is tijdens congres vergaderlocatie

·       onderhoudt het lopende contact met congrescentrum

·       onderhoudt zich tijdens lunch evt. diner met presentatoren

·       stelt evt. programma bij, bij onverwachte gebeurtenissen