Stap 1- Activiteit aanmaken

A. Vooraf

Inloggen

U logt in door te gaan naar de tab [beheer]. Daar vult u uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Heeft u nog geen account, neem dan contact met ons op.

Activiteit aanmaken

Klik op de knop [activiteit aanmaken] onderaan het scherm. Er wordt een nieuw scherm geopend.

Noodzakelijke velden

Voor de goede werking van Lesys moeten bij een activiteit enkele velden altijd worden ingevuld. Deze velden zijn in de onderstaande beschrijving gemarkeerd met een *.

Opslaan

Opslaan van de gegevens doet u met de knop [opslaan] onderaan het scherm.

B. Beschrijving van alle beschikbare velden

Hieronder worden alle velden beschreven die u bij een activiteit kunt invullen.

Titel *

Geef in het veld [Titel] de naam van de conferentie of studiedag op.

Link voor aanmelden

Nadat u een activiteit voor de eerste keer hebt opgeslagen, treft u bij dit veld de link aan van de inschrijfpagina. Deze link kunt u op uw eigen website een plek geven, zodat uw deelnemers zich voor de conferentie of studiedag kunnen aanmelden.

Omschrijving *

In dit veld geeft u een duidelijke beschrijving van de dag. Op basis van deze informatie beslissen deelnemers of ze zich voor uw evenement gaan inschrijven. Kijk hier voor enkele voorbeelden van omschrijvingen.

Locatie *

Hier vult u de locatie in waar de activiteit wordt gehouden. Dit hoeft u dus niet in het veld [omschrijving] te zetten.

Datum *

Vul de datum van de activiteit in. Let op dat u de juiste notatie gebruikt: eerst het jaar, dan de maand en dan de dag. Dus 2008-10-24 voor de datum 24 oktober 2008.

Begintijd en Eindtijd

Vul hier de begin- en eindtijd in volgens de 24-uurs notatie: 09.00 voor een begintijd van 9 uur.

Aantal rondes / keuzes

Dit veld is belangrijk als u workshops of deelsessies organiseert op uw conferentie of studiedag. Hier vult u het aantal rondes in waarin de workshops worden gegeven.

Let op!
Wilt u de deelnemers de mogelijkheid geven om een reserve-keuze te maken, geef dan één ronde meer op dan dat er in werkelijkheid zijn. Dit is dan de reservekeuze.

Laatste ronde reserve

Geeft u de deelnemers de mogelijkheid om een reserve-keuze op te geven en heeft u daarom één extra ronde ingevuld bij het veld [aantal rondes / keuzes]? Vink dan het selectievakje [ja] aan.

Heeft u bij het veld [aantal rondes / keuzes] precies het aantal rondes ingevuld dat er daadwerkelijk worden gehouden, vink dan het selectievakje [nee] aan.

Omschrijving boven selectievakjes op aanmeldformulier

Sommige organisaties spreken over workshops, anderen over sessies of deelsessies. Bij dit veld is het mogelijk om uw eigen term in te vullen, zodat uw deelnemers niet in verwarring komen.

Let op!
Vul dit veld altijd in enkelvoud in. Lesys maakt er op de juiste plaatsen zelf meervoud van.

Link naar CSS-bestand

Als u de aanmeld-pagina van uw activiteit in dezelfde stijl als uw website wilt weergeven, kunt u hier de locatie van het stijlbestand van uw website aangeven. Heeft u hier zelf te weinig verstand van, vraag dan de beheerder van uw website naar de locatie van dit bestand.

Opmerking
U kunt per activiteit een CSS bestand vastleggen. Organiseert u voor meerdere organisaties de conferenties, dan kunt u dus met één account van Lesys toch klantspecifieke inschrijfformulieren aanmaken.

Type aanmeldformulier

Hier kiest u het type aanmeldformulier wat u voor uw activiteit wilt gebruiken.

Voor sommige activiteiten heeft u alleen de naam en de woonplaats van de deelnemer nodig omdat het vooral om de capaciteitsplanning gaat. Andere activiteiten vragen meer gegevens, bijvoorbeeld omdat er ook kosten aan verbonden zijn. Daarom zijn er meerdere formulieren beschikbaar: beknopt of meer uitgebreid. De velden van de diverse modellen worden gespecificeerd.

Emailbevestiging
U ziet bij enkele inschrijfformulieren ook [emailbevestiging] staan. Bij die formulieren wordt er na het invullen van het formulier automatisch een email naar de deelnemer gestuurd. In die email staat een link waarop de deelnemer moet klikken om de aanmelding te bevestigen. Dit is bedoeld voor het verifiëren van het emailadres en om ongeldige inschrijvingen tegen te gaan. Niet-bevestigde inschrijvingen worden wel opgeslagen in de database, maar er wordt dan duidelijk bij vermeld dat de inschrijving niet bevestigd is.

Retouradres emailbevestiging

Hier kunt u een emailadres invullen waarnaartoe inschrijvers kunnen mailen als zij aanvullende vragen hebben. Kiest u een inschrijfformulier met emailbevestiging, dan wordt het retouradres emailbevestiging in deze mail weergegeven. Deelnemers kunnen de email namelijk niet beantwoorden omdat deze email verzonden wordt met als afzender info@lesys.nl.

Introtekst formulier

Hier vult u een eventuele aanvullende tekst in die u boven de keuzevakjes op het inschrijfformulier wilt weergeven.

Slottekst formulier

Hier vult u een eventuele aanvullende tekst in die u onder de keuzevakjes op het inschrijfformulier wilt weergeven.

Tekst bevestigingsbewijs

Op diverse plekken in Lesys wordt verwezen naar een bevestigingsbewijs. Dat is een pagina waarop de deelnemers kunnen zien wat de door hen ingevoerde gegevens en keuzes zijn. Sommige organisaties willen dat de inschrijvers die pagina printen als een soort toegangsbewijs voor de workshops of deelsessie. Een dergelijke opmerking over het al dan niet printen kunt u kwijt in dit veld.

Label vrij veld

Het is mogelijk om vier vrije velden te definiëren. Deelnemers kunnen dan een keuze maken uit de waarden die in een uitklapvenstertje getoond worden. In dit veld zet u dus de omschrijving en de waarden waaruit de deelnemers kunnen kiezen. Kijk hier voor enkele voorbeelden van vrije velden.

C. Vragen of contact

Heeft u na het doornemen van de bovenstaande informatie toch nog vragen? Laat het ons weten via het contactformulier.